1.委托
貨物委托書上需注明發貨人、收貨人、目的地、預配航班日及航空公司、目的地、件數、重量、體積以及運價。(是托盤貨物的話，需提供托盤的長、寬、高尺寸。因貨機的托盤尺寸，所有板長度不能大于3.08m，低板的高度不能超過1.6m，中板的高度不能超過2.4m，高板的高度不能超過2.9m，所有板寬度不能超過2.3m，若超過以上尺寸，只能申請特殊板20英寸板，相當于兩塊高板的大小，20英寸板不能裝在客機里，只能裝在貨機里。若到目的港頭程是貨機，二程及三程是客機的話，需用20英寸板的貨物還是不能轉運，如去南美、非洲很多飛機二程都是客機，不能轉運特大貨物。
2.單證
報關資料需有A:報關單（必須提供），B:核銷單（必須提供），C:報關委托書（必須提供）D:發票invoice（必須提供）E:裝箱單packinglist（必須提供）F:換單憑證/電子轉單信息（有的商品出口需中國商品質量檢驗檢閱處查證的商品質量合格證明，根據是否需要再提供）G:許可證書（出口貨物有配額限制的要提供）H:其他根據需要提供（若貨物是化工品的，報關還要提供化工品情況說明及藥典證明，化工品情況說明是主要說明化工品成份的，藥典證明是說明此化工品是在藥典里記錄在冊的）。
3.定倉
配第二天的飛機一般要求貨單最遲在當天下午2點以前必須到達機場，因為海關一般要求在下午2：30點以前必須把報關信息預錄到海關電腦系統里。當天報關，當天下午的飛機，通常叫做現場，做現場的貨物一般要求上午9點左右貨單送入機場，因為上午報好關后要配下午的飛機，晚上9點以后的飛機貨最遲在下午1點左右貨單送到機場。特別急的貨物，為了配上最快的航班，在單已到機場時，貨物還未入倉庫，可先去報關，這種做法叫做預報關，預報關是按客戶報過來的重量打在提單上去報的，所以要求報過來的重量與實際進倉庫的重量誤差率控制在3％以內，誤差太大會影響交貨及核銷。預報關的貨物必須在飛機起飛前6小時送入倉庫。貨入倉庫后我司操作把客人實際到倉庫后秤出來的重量與體積報給客人確認，客人有要求的，可傳真倉庫入庫單給客人。單證到機場辦后，機場辦可審核客人提供的報關單證內容是否準確，齊全。如有不對、不齊的地方要及時告知客人補過來，重要單據不齊的話還要客人重新寄過來，這樣會影響客人預定的航班，原定的航班會延后。
4.安檢
報好關后，由倉庫拉好載貨清單進行交接，交接前先需進行簽單。海關蓋過放行章的報關整套資料及總運單交東航物流處或貨站先簽單，簽單是指物流處或貨站的人確認一下貨物的報關單及總運單書面信息，并簽字。化工品需提供化工品檢定書或DGN報告，化工品檢定書或DGN報告是化工研究院出具此化工品符合航空出貨要求的證書。主要是指該貨物對航空運輸無危害性、無毒、非易爆易燃的，并符合包裝要求的。不符合要求的屬危險品，危險品是專門按危險品的運價及出貨方式出貨的。現在航空公司對液體一般是禁運的，因為液體易燃及泄漏的。
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