| 做好醫藥流通倉儲管理的四招 |
| 2010-12-23 |
來源:物流天下
一、 醫藥流通行業倉儲管理初探
藥品作為特殊商品，關系到人民的生命安全，國家對其有相當嚴格的法律法規的規定，無論是醫藥生產企業必須執行的GMP管理標準，還是醫藥流通企業必須遵守的GSP管理標準，對藥品的倉儲管理都提出了相當高的要求。
隨著我國農村藥品市場逐步被開發，我國醫藥行業在今后相當長一個時期內將繼續保持快速增長的趨勢。有數據顯示，2010年中國的醫藥市場價值將達到600億美元，并在2020年達到1200億美元，超過美國成為全球第一大醫藥消費國。但是另一方面，我國醫藥流通行業也面臨著許多不利因素。如我國的水、電、煤、蒸汽等生產要素仍然處于較高水平，醫藥工業的生產成本仍然在持續增長，僅2005年我國醫藥生產、銷售成本比上年同期提高近8.5個百分點；由于我國藥品行業在生產環節的整體科技水平就不高，造成目前我國醫藥市場上藥品的同質競爭相當激烈，這一現象在相當長的時間內將繼續存在；我國藥品行業面臨著普遍降價的壓力；我國藥品以低附加值生產為主，利潤空間持續降低等等。以上種種，都說明盡快提升我國醫藥流通行業的物流水平，做好藥品的倉儲管理對我國醫藥行業的發展有極其重要的意義。
醫藥流通行業的倉儲管理，主要是指以藥品的出入庫流程為主軸、在庫藥品的GSP管理與養護為核心的物流管理模式。
藥品的倉儲管理，一般包括藥品的入庫驗收、在庫存儲、藥品養護、分單打印、出庫揀貨、藥品拼箱復核、批號調整等主要作業。由于藥品的特殊性質及國家對藥品的批號控制相當嚴格，醫藥流通行業的銷售訂單中小單據比較多等特點，因此藥品的倉儲管理不但要求作業精細，而且也需要有較高水平的信息化系統支持。對于疫苗、人血白蛋白等冷藏品、串味藥品、危險藥品、精神藥品還要專人開票、專人保管與發貨復核，總體而言醫藥流通行業的倉儲員工整體素質應該較高。
二、 醫藥流通行業倉儲管理的難點
2.1 藥品是特殊商品，國家法律法規要求嚴格
藥品的質量是關系到人民群眾生命的，因此國家在藥品行業的監管一直是逐步加強的趨勢。最直接的是，GMP、GSP標準分別作為醫藥生產企業、醫藥流通企業的準入標準起到了凈化整個醫藥行業的作用。客觀上講，這兩套標準對保障人民群眾的生命健康貢獻巨大，但也對企業的管理提出了更高的要求。
對醫藥流通企業而言，涉及GSP認證的檢查項目共132項，其中關鍵項目就有37項，每年的GSP檢查成為醫藥流通企業的一次大考。
GSP標準對庫房面積、設備設施、管理制度等方面都提出了具體而明確的要求，對于GSP檢查不合格的企業，國家采取一票否決制，不允許進入醫藥行業。例如，GSP標準在硬件方面要求“企業應按經營規模設置相應的倉庫，其面積（為建筑面積）大型企業不應低于1500平方米，中型企業不應低于1000平方米，小型企業不應低于500平方米；企業有適宜藥品分類保管和符合藥品存儲要求的庫房。其中常溫庫為0—30攝氏度；陰涼庫溫度不高于20攝氏度；冷庫溫度為0—10攝氏度；各庫房相對濕度應保持在45%—75%之間”。從上述條款可以看出，進入醫藥流通行業必須有一定實力作為基礎。另外，GSP標準對醫藥流通企業倉庫的現場管理也提出了“三色六區”、藥品近效期掛黃牌等具體要求。
2.2 藥品批號控制嚴格，管理難度大
藥品與其他商品在管理上有處很大的不同，就在于同一種藥品有多種批號，而國家對藥品的批號控制相當嚴格，要求藥品經營企業能準確掌握每一批號藥品的進銷存。
一家年銷售額在4億元左右的藥品流通企業經營的藥品大概有5千種左右，而算上同一種藥品不同批號的情況則能達到7—9千種品規，每一種批號的藥品必須按照不同的藥品進行存儲管理，這是藥品倉儲管理難度所在。
由于醫藥行業的經營特性，對同一家藥品流通企業而言，同一種藥品每批次的進價也可能不一樣。如果企業要對藥品的價格實行批次管理，那么就必須要強大的倉儲管理軟件才能支持。就筆者的了解，南京西構科技有限公司開發的“LINK11供應鏈管理系統”有特色版本實現了該需求，運轉也比較符合企業的實際。
2.3 藥品的質量管理要求作業規范
醫藥流通行業倉儲管理的重中之重就質量管理。在庫藥品的質量管理，主要集中在藥品倉儲作業的規范性操作，藥品的養護工作，庫內空調、溫濕度儀器的使用并記錄等。
由于GSP對醫藥倉儲管理有明確詳細的管理規定，藥品從進入庫房到離開庫房的規范性操作是質量管理的日常體現。按照規定，藥品從卸下送貨車進入庫房等待驗收一直到揀貨復核離開庫房，都不允許接觸地面，這就要求企業需要配備足夠的托盤、貨架等設施，需要作業人員不能單純考慮作業便利性而犧牲作業質量。這就要求醫藥倉儲管理比其他行業的倉儲管理需要花費更多的時間、精力來抓作業的規范性。
2.4 醫藥物流人才短缺是醫藥倉儲管理的痛楚
藥品的倉儲管理，涉及到質量、物流、信息化、人事、財務等諸多方面，對人才的要求相當高。
作為醫藥倉庫，其管理人員必須掌握藥品的質量、養護知識，要能對在庫藥品的質量狀態進行監控，能與驗收養護人員進行完全的配合并開展工作。一般上規模的醫藥倉庫普遍實現了信息化管理，這就要求操作人員會使用信息系統，管理人員精通，能夠通過系統準確反映庫房管理的實際，保證財務帳與商品帳的平衡。我國醫藥倉庫總體上還處于人力作業為主的水平，協調一線人員的人事關系是現場管理人員的日常工作。如筆者兼任物流總監的某家醫藥物流中心，有員工一百三十多人，日出銷售訂單量在800至1000張之間，如果管理人員沒有充分的人員管理經驗，可能就無法開展好藥品倉庫的日常工作。
問題是，現在我國既懂醫藥又懂物流的管理人員太少。根據2005年國內幾大知名網站發布的職場數據顯示：醫藥物流人才已經是職場當中三大最緊俏的人才之一。根據我國醫藥流通企業發展概況的最新調查表明，我國合格的醫藥物流人才還缺40000余人。而有資料顯示，2006年我國醫藥工業將繼續保持較快的增長速度，預計2006年醫藥工業總產值同比增幅保持在20％左右水平，人才培養與市場需求之間的不匹配意味著醫藥物流人才緊缺的矛盾仍將在相當長的一段時間內難以緩解。
三、 如何做好醫藥流通行業的倉儲管理
3.1 實行“整零分開”，明確整散件庫區人員的工作責任
對于上了一定規模的每日中小客戶銷售訂單量占當日銷售訂單總量40%以上的醫藥流通企業，就應該在倉庫實行藥品存儲的“整零分開”。
藥品的整零分開，是指凡是整件箱（未拆過箱）藥品存儲在整件庫，凡是零頭藥品（已經拆箱）都放在專屬的散件庫區。整散件藥品庫區都有專職的保管員、發貨員、復核員，互不串崗，只從事各自庫區內的藥品的保管、揀貨發放、出庫復核工作。
實行整零分開，必須對藥品進行合理的劑型劃分，既要滿足GSP管理要求，更要適當平衡散庫區發貨員的工作量。一般而言，每個散貨發火員管理藥品不要超過400個品規。實行整零分開后，最大的好處是可以明確藥品的責任人，能有效減少藥品發貨的差錯率，能實現快速盤點，并且在整件庫配合使用重型整貨架可以有效提高庫房的空間利用率，對藥品的倉儲管理有極大好處。
3.2 選擇適合的信息化系統，最大限度的支持業務流程
醫藥流通企業的信息化系統，必須支持藥品的GSP管理，支持對大量數據的查詢與統計工作。由于藥品的存儲是按照一定劑型的標準劃分的，如果倉庫實現了整零分開，系統需要打印從整件庫到散件庫的移庫單（也就是補貨單）和出庫單。一般而言，對于這類倉庫，建議配置高速打印機，集中打印單據，由專人將單據分配到各整散件庫區并進行揀貨作業。整零分開后的倉庫，信息系統尤其要支持對散件庫區的藥品的補貨作業，規則計算不當極有可能造成員工每日的工作量劇增。
如果信息系統功能再強大一些，可以針對藥品的價格提供“批次管理”的功能，針對每一批次的藥品，針對其不同價格要求銷售開票員在不同的開票價格范圍內進行銷售。根據企業的銷售習慣，應給保管員提供類似“庫存批次鎖定”的功能，對有多個批號的藥品保管員可以選擇其中的幾個批號進行庫存鎖定操作。對已鎖定批號的藥品，開票員可以看見但卻無法銷售，這樣充分可以保證倉庫內無積壓的零頭藥品，避免庫存損失。
信息系統的選擇，一定要以企業的銷售結構、作業的實際情況為準，不能一味地追求所謂的最先進、最完善。
3.3 加強制度建設，堅持GSP管理條款
客觀地講，我國倉儲行業普遍以體力勞動為主，甚至蘇北、西部省份等地區的醫藥倉庫，臨時工占了庫房工作人員的很大比例，工作人員整體上素質比較低，這就要求我們的醫藥倉儲者更要加強制度建設，以制度來規范倉庫的日常管理。
一般而言，凡是通過國家GSP認證的醫藥企業，都是有條件完全按照GSP要求來作業的，只是不少企業站在成本與作業便利性的角度考慮在管理上進行了“偷工減料”。對此，醫藥行業的倉儲管理人員應將重點放在藥品的劑型劃分與貨位維護上，用制度來落實日常的移庫管理、報損溢管理、出入庫管理、藥品養護管理、發貨復核管理等工作。
就目前我國醫藥倉儲行業從業人員整體素質偏低這個現狀而言，在日常管理中盡可能避免“人治”是現在許多企業的當務之急。
3.4 加強員工的現場培訓，提高作業技能
針對我國醫藥倉庫大多還是以人力作業為主的現狀，加強員工的現場培訓是很有必要的。對卸貨工、發貨員、保管員、復核員，應該由精通GSP管理標準的質量主管定期對其進行現場作業的抽查與培訓。對一線作業人員的培訓，時間不需要長，每日上班前花二十分鐘對人員進行分庫區、分崗位培訓，將培訓與制度的執行、績效的考核結合起來是很有效的。筆者曾兼任某上市醫藥集團一個物流中心的物流總監，倉庫有員工近百人，日銷售量在180萬—240萬之間（散件為主），對員工的現場培訓是物流中心管理人員的日常工作之一。筆者經驗顯示，經過質量主管對整散件發貨員每日進行現場跟蹤培訓與抽查后，員工作業的責任心大大提高，發貨差錯也明顯降低。 |
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