展覽會是一個系統(tǒng)工程，從組展到展品運輸，再到展臺搭建，直到展覽本身，環(huán)環(huán)相扣，任何一環(huán)脫節(jié)，展會便無法順利進行。在整個展覽流程中，展覽運輸是一個打前戰(zhàn)的工作。
運前：事無巨細(xì)做準(zhǔn)備
一些大型展覽會，組展商通常會指定一個運輸商作為其展覽會的運輸代理。品牌展覽會指定的往往也是服務(wù)好、信譽佳的運輸商。一個展覽會有國際展商，也有國內(nèi)展商。國際展商通常由一些國際性的運輸公司代理運輸。組展商申請展會批文在海關(guān)備案時，會同時將運輸代理在海關(guān)備案。組展商委托了哪家運輸公司，海關(guān)才受理哪家公司的報關(guān)業(yè)務(wù)。
將貨物詳情告訴運輸商
參展商在確定參展以后，組展方會通知參展商委托了哪家運輸公司做展覽會的運輸代理。參展商也可以主動向主辦方了解，該展覽會由哪家公司來做運輸業(yè)務(wù)。與此同時，運輸商也會得到一份參展商名錄并主動與參展商聯(lián)絡(luò)，并會將一份貨單傳給參展商，上面將收費標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)貨日期、收貨人等項目列出，參展商應(yīng)該盡可能地將貨物的情況填寫清楚并回傳。要將貨物的詳細(xì)情況告訴運輸商，比如有沒有超長、超大型的和特別要求的貨物。
包裝箱的標(biāo)簽要細(xì)致入微
在國內(nèi)，展品的包裝通常由參展商自己解決。包裝一定要做到細(xì)致入微，要在貨物的包裝箱上將標(biāo)簽填好，企業(yè)名稱、展覽會的名稱、展臺號、日期、貨物名稱等細(xì)節(jié)都要寫清楚。
這些雖然是細(xì)節(jié)，但很容易產(chǎn)生麻煩。有的企業(yè)只寫展覽館的名稱，沒有寫展會名稱，就會耽誤運輸。比如北京國際展覽中心很大，經(jīng)常同時舉辦兩個或者三個展覽會。如果展會名稱不清楚，運輸商就不知道該將展品送到哪個館。
企業(yè)名稱和日期也應(yīng)明確。企業(yè)在公司所在地發(fā)貨經(jīng)常會遇到這樣的情況，企業(yè)找的運輸商常常為了壓低成本，將貨物轉(zhuǎn)包出去。展品經(jīng)常會被幾次轉(zhuǎn)包，最后由一家有運輸實力的公司把貨物集中起來統(tǒng)一發(fā)貨。由于幾經(jīng)轉(zhuǎn)手，最后接貨的公司并不知道真正的托運企業(yè)是誰。 |
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